Procedury zgłoszeń zewnętrznych

Procedura zgłoszeń zewnętrznych

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie może być dokonane w następujący sposób:

1. w postaci elektronicznej na adres e-mail: sygnalista@trzemeszno.zp.goc.pl;
2. w postaci papierowej na adres: Zakład Poprawczy w Trzemesznie, ul. Mickiewicza 35, 62-240 Trzemeszno; z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa”.

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Tryb postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia

Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności.

Tryb postępowania jest następujący:

1. potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
2. wstępna weryfikacja zgłoszenia,
3. podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego przez Dyrektora Zakładu Poprawczego w Trzemesznie, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
4. kontakt z sygnalistą na udostępnione dane kontaktowe - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji ,
5. informacja zwrotna do sygnalisty nt. planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań  oraz o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Organ przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Organ informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Informacje zwrotne przekazywane są za pośrednictwem e-mail lub listownie – w zależności od wskazanej przez Sygnalistę formy kontaktu.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Zasady poufności zgłoszeń

• Dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione,
• Tożsamość sygnalisty i inne dane identyfikacyjne nie są ujawniane, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem.
• Ujawnienie danych możliwe jest jedynie w sytuacjach wymagających tego w ramach postępowań sądowych, administracyjnych lub wyjaśniających prowadzonych przez organy publiczne.
• Sygnalista jest informowany o planowanym ujawnieniu danych, jeśli nie zagraża to postępowaniu wyjaśniającemu.
• Poufność obejmuje również osoby pomagające w zgłoszeniu oraz osoby powiązane z sygnalistą​

6. Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe sygnalistów Dyrektor Zakładu Poprawczego w Trzemesznie przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Informacji o ochronie danych osobowych (zamieszczona na stronie)

7. Charakter działań następczych

Działania następcze mogą obejmować:

• Postępowania wyjaśniające.
• Kontrole administracyjne.
• Wszczęcie działań naprawczych lub prewencyjnych, takich jak zmiany proceduralne, dyscyplinowanie pracowników, czy zawiadamianie organów ścigania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa​

8. Środki ochrony prawnej i porady dla sygnalistów

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

9. Warunki ochrony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

10. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
ePUAP ( Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP )
tel. centrali: (22) 55 17 700

Infolinia: 800 676 676
dostępne pod adresem:
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich

Materiały

Procedura zgłoszeń zewnętrznych
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych zewnętrznych
Formularz zgłoszenia naruszenia prawa zewnętrznych